校屬各單位：
為做好我校2023年度文件材料的歸檔工作，確保歸檔材料及時、完整、準確，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施條例》、《高等學校檔案管理辦法》、《長沙理工大學檔案管理辦法》等精神，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：
一、歸檔范圍和歸檔時間
1、2023年1月1日至2023年12月31日各項工作活動中直接形成的，反映各部門工作的、具有保存價值的各種載體（如文字、圖表、照片、音視頻和實物等）材料。
2、2023年以前各單位（部門）應(yīng)歸檔但未歸檔的重要檔案材料。
3、各單位（部門）歸檔范圍參照《長沙理工大學各單位（部門）歸檔材料范圍、保管期限表（2024版）》（附件1）。
4、重要活動及實物歸檔提示：
（1）2023年各類重要會議及活動中形成的重要文件材料、協(xié)議合同、領(lǐng)導講話稿以及領(lǐng)導題詞、照片、錄像等材料。如：省部級以上領(lǐng)導來學校的公務(wù)活動；國內(nèi)外知名人士來學校參加的活動；學校與省、市政府的重要合作活動；省部級以上部門對學校各項工作的考核、評估、驗收活動；學校舉（承）辦的重大國際性會議、學術(shù)活動；學校召開的各類重大會議和舉辦的全校性活動；各類由學校組織的或代表學校參加的全國性、國際性競賽、會展等活動。
（2）單位與個人獲省級以上的獎狀、獎牌、獎杯、證書、錦旗等以及與外單位交流中獲贈的具有保存價值的實物。
5、自通知下發(fā)之日起，各單位（部門）即可對2023年度形成的檔案材料進行整理并移交歸檔，時間截止至2024年7月12日。
二、歸檔要求
1、各單位（部門）要高度重視本單位檔案材料的收集歸檔工作。檔案工作分管領(lǐng)導應(yīng)及時部署檔案歸檔工作，兼職檔案員切實履行職責，確保歸檔材料的齊全、完整、準確，案卷質(zhì)量符合歸檔要求，并及時移交檔案館。
2、嚴格實行文件材料形成部門立卷歸檔制度。各單位（部門）均為立卷單位，兼職檔案員為本單位的立卷人。
3、實行紙質(zhì)文件、電子文件雙套制歸檔。有紙質(zhì)文件無電子文件的，按紙質(zhì)文件歸檔；有紙質(zhì)文件與電子文件的，二者同時歸檔，并且確保在內(nèi)容上保持一致。
4、凡產(chǎn)生的文件材料涉及多個部門的，由主辦部門負責歸檔，相關(guān)部門協(xié)助提供材料。涉及機構(gòu)調(diào)整、撤并、新增的由合并或新產(chǎn)生的機構(gòu)按職能分工的延續(xù)統(tǒng)一歸檔。
三、歸檔程序
1、各單位兼職檔案員按照歸檔范圍收集本單位形成的檔案材料，進行分類預立卷，確保分類預立卷無誤后再分卷編寫頁號。
2、登錄“長沙理工大學綜合檔案業(yè)務(wù)管理平臺”，錄入案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄數(shù)據(jù)，與實體檔案核對無誤后，在系統(tǒng)中提交審核。詳見《長沙理工大學綜合檔案業(yè)務(wù)管理平臺－兼職檔案員操作流程》（附件2）；平臺網(wǎng)址：http://10.255.195.137:8080/DAS/login.jsp。
3、系統(tǒng)審核通過后，兼職檔案員在系統(tǒng)中打印《長沙理工大學檔案移交目錄》和《備考表》（均一式兩份，由本單位分管領(lǐng)導簽字后加蓋單位公章），交接雙方各執(zhí)一份備查。
4、各單位提前與檔案館預約，將檔案材料送交至檔案館（金盆嶺校區(qū)原圖書館A館南棟），現(xiàn)場辦理檔案驗收移交手續(xù)。交接雙方根據(jù)檔案目錄，當面檢查、驗收，凡不符合歸檔要求的案卷，退回立卷部門重新整理后歸檔。
四、聯(lián)系方式
1、長沙理工大學綜合檔案工作QQ群：71327178
2、立卷歸檔業(yè)務(wù)指導聯(lián)系人：何老師，85213087，13787289269
附件：
《長沙理工大學各單位（部門）歸檔材料范圍、保管期限表（2024版）》
《長沙理工大學綜合檔案業(yè)務(wù)管理平臺――兼職檔案員操作流程》
長沙理工大學檔案館
2024年5月15日
