各學院：

為確保圓滿完成2025屆畢業生檔案材料的歸檔工作，根據《長沙理工大學學生檔案管理辦法》（長理工大綜〔2024〕14 號）精神，現將相關要求和安排通知如下：

一、工作組織

畢業生檔案材料歸檔工作由檔案館統籌組織，各學院具體實施。各學院須明確畢業生檔案材料歸檔工作負責人，由負責人具體組織畢業班輔導員及有關人員開展本學院畢業生檔案材料收集、整理及移交等工作。

二、歸檔時間

2025屆畢業生檔案材料的歸檔工作從通知下發之日開始，至2025年6月28日前完成集中歸檔。

三、材料收集范圍

（一）本科畢業生檔案材料收集范圍

1、基礎材料：學生登記表、新生健康體檢表、學年鑒定表、學習成績單（含學歷、學位授予）、黨團組織關系材料、畢業生體檢表、高等學校畢業生登記表及其他獎懲材料等。

2、黨員材料：若需與人事檔案一同轉遞，學院應將黨員材料一并移交至檔案館。

注：每位本科畢業生所有材料應按照上述順序依次包夾在 “高等學校畢業生登記表”內；在學院整體移交檔案時，需按照學號由小到大進行自然排序。

（二）碩士／博士畢業研究生檔案材料收集范圍

1、學籍材料：研究生個人現實表現鑒定表、教學實踐評定表(專業實踐總結)、成績單、學位申請書、學位授予決定、體檢表。

2、黨員材料：若需與人事檔案一同轉遞，學院應將黨員材料一并移交至檔案館。

3、其他材料：婚育證明等其他相關材料。

注：每位碩士/博士畢業研究生所有材料按以上順序包夾在“學位申請書、學位授予決定”封面內；在學院整體移交檔案時，需按照學號由小到大進行自然排序。

四、材料收集注意事項

1、畢業生檔案材料必須是已經辦理完畢的正式材料，確保簽名、日期、公章各項齊全。

2、鑒于畢業生材料種類繁多且較為復雜，歸檔時應仔細核對，避免出現相互錯放的現象。

3、學院向檔案館移交畢業生檔案材料之前，需再次與負責收集材料的老師進行核實，確保所有相關應屆畢業生的團員材料及其他零散材料均已歸總。

五、移交安排

1、預約移交：學院做好歸檔準備后，聯系學生檔案室老師，預約歸檔的具體時間。歸檔時，請各學院負責歸檔的老師自帶助手3-4名前往協助辦理。

2、移交匯總表：《畢業生檔案移交匯總表》隨畢業生檔案材料一并移交。學生檔案室審核完畢后，返回一份經簽收確認蓋章的《畢業生檔案移交匯總表》。

3、妥善保管：學院負責學生檔案工作的老師應妥善保管經學生檔案室審核、返回的《畢業生檔案移交匯總表》備查。

4、錯峰移交：為保證畢業生檔案轉遞及時準確，各學院的非畢業生檔案材料盡量避免在臨近畢業生離校期間歸檔。

5、咨詢聯系：如有任何疑問，請及時與學生檔案室聯系。

聯系人：蔡老師、王老師；聯系電話：85203036

長沙理工大學檔案館

2025年5月26日