數字資源引進工作是圖書館文獻信息資源建設的重要內容之一，也是學校文獻信息資源保障系統建設的重要組成部分，為規范數字資源的引進管理工作，使引進的中外數字資源能夠充分發揮作用，為學校教學科研和學科建設切實提供保障，圖書館結合實際制訂本管理辦法。
一、數字資源引進原則
1. 認真執行《普通高等學校圖書館規程（修訂）》，根據學校教學科研及其他工作的需要，科學合理地使用數字資源購置經費，建立科學合理的館藏體系，為全校教學科研和學科建設提供數字文獻信息服務。
2. 數字資源的引進應有學校專業特色。根據學校教學科研和學科發展方向和專業建設情況，有計劃、有重點地引進數字資源，建設有學校學科專業特色的數字圖書館。
3. 在學校經費保障的情況下，圖書館應保證所訂中外文數字資源使用的連續性和完整性。
4. 湖南省高校數字化圖書館已經購買或已經明確列入引進計劃的全省高校共建共享數字資源，圖書館原則上不再單獨引進；與本館現有中外數字資源在內容上重復較多的，圖書館原則上不再引進。
二、數字資源引進流程
1. 引進的數字資源主要包括學校教學和科研工作所需的光盤產品、中外數據庫、電子圖書、電子期刊、視頻資料等各種形式的數字化文獻信息資源，也包括圖書館需要的、用來為學校教學和科研工作服務的各種管理系統、開發平臺等軟件。
2. 數字資源引進管理工作由圖書館工作委員會和圖書館領導集體研究擬定，并向學校領導報告審批。圖書館分管領導具體負責承辦和協調工作。
3. 數字資源引進充分聽取校圖書館工作委員會文獻信息資源建設工作小組所反饋的各學院（部）的意見。
4. 除集團購買、續訂的虛擬電子資源外，新增數字資源產品，在正式訂購前，先在學校校園網范圍內免費開通1—3個月試用；在試用期結束一周內，數據商應向圖書館資源建設部提供真實的數字資源訪問統計報表，資源建設部負責收集校內用戶使用反饋意見，擬定試用總結報告和訂購意向。
5. 根據數字資源試用情況和年度經費預算安排，館領導集體研究決定是否購買某數字資源產品，資源建設部就資源內容、數據量、價格和使用方式等，與有關數字資源商代表進行初期的商務洽談，并形成書面意見，供簽訂正式合同參考。
6. 在與數據庫商進行初期商務洽談后，圖書館報請學校領導或學校有關職能部門，并根據學校對采購招標工作的要求，配合職能部門進行招標采購、合同簽訂等工作。參加DRAA(高校圖書館數字資源采購聯盟)或湖南省高校圖工委等組織的高校圖書館集團采購的數字資源產品，圖書館先進行訂購確認，再根據學校對采購招標工作的要求進行招標采購、合同簽訂等工作。
7. 合同生效后，由資源建設部及時與數據商聯系開通使用，辦理相關付款手續。合同原件存圖書館辦公室。
8. 資源建設部負責跟蹤各數字資源產品的使用，并在年終匯總全校使用情況，作為下一年度續訂的重要決策依據。系統管理部負責掌握學校網絡中心的IP變更情況，如有變更及時與各數據庫商聯系更改。
9. 資源建設部負責向主管領導提供本年度數字資源的具體使用情況統計數據、經費使用詳單、下一年度各數字資源的續訂或新訂預算等，協助館領導完成圖書館下一年度中外數字資源建設的預算。
10．本管理辦法適用于新增數字資源產品的訂購管理工作，圖書館已有數字資源產品的續訂、數據年度更新、數據追加等管理工作可部分參照本管理辦法執行。
